همیشه گزارش دادن به مدیران یکی از سخت ترین کارهای ممکن یک مدیر میانی است. بانک اطلاعات ابزاری است که در هر لحظه گزارشاتی دقیق و به روز و جامع را میتواند برای چنین مدیرانی تولید کند و ارائه گزارش را به یک کار شیرین تبدیل کند.
اخیرا فاز اول طراحی بانک اطلاعات یک مجتمع تجاری به پایان رسید و به نظرم رسید برای آشنایی بیشتر با بانکهای اطلاعاتی توضیحاتی رو در خصوص این نرم افزار ارائه بدم. که توضیحات رو به صورت یک ویدئو میتونید در پایان این متن مشاهده کنید.
مهم ترین اصل طراحی بانک اطلاعات
مهم ترین اصل در طراحی یک بانک اطلاعات این است که هر اطلاعات یک بار و فقط یک بار وارد نرم افزار بشه. در صورتی که با چنین اصلی یک بانک اطلاعاتی طراحی بشه، علاوه بر صرفه جویی وقت در وارد کردن اطلاعات مزیت های دیگری هم وجود خواهد داشت.
مزایای عدم ورود اطلاعات تکراری
۱٫ ساده بودن ویرایش اطلاعات
در بانک اطلاعات این مجتمع فرض کنید یک شخص چندین مغازه را در این مجتمع خریده. بعد از یک سال شماره همراه این فرد تغییر میکنه در صورتی که اطلاعات به صورت تکراری و در چند جا ثبت شده باشند ما مجبوریم یکی یکی بگردیم و مغازه های این شخص را پیدا کنیم و یکی یکی این تغییر را انجام دهیم. اما در بانک اطلاعاتی که ما طراحی کردیم در صورتی که یک بار اطلاعات این شخص تغییر کنه، در تمام مغازه هایی که دارد و هر جای دیگری که اسمش در نرم افزار هست به صورت اتوماتیک این تغییرات اعمال میشه.
۲٫ تسریع در ورود اطلاعات
در ورود اطلاعات در همان مثال بالا فرض کنید باید اطلاعاتی مثل فرم روبرو رو برای هر شخص پر کنید. ۱۲ گزینه که باید با دقت بالا پر شوند. حالا فرض کنید که این شخص ده دفتر کار از این مجتمع تجاری را خریداری کرده. در صورتی که اطلاعات این فرد قرار باشد به صورت تکراری وارد شوند پر کردن چنین فرم خسته کننده ای ۱۰ برابر زمان میبرد. اما در طراحی ای که توسط ما مطابق استاندارد بانک اطلاعاتی انجام شده اطلاعات فقط یک بار وارد می شود و در ۹ پرونده بعدی فقط نام شخص را از لیست انتخاب میکنند و تمام اطلاعات بین ده دفتر ایشان مشترک می باشد.
۳٫ راحتی و عدم اشتباه در محاسبات
یکی از قابلیت های بانک های اطلاعاتی محاسبات است. در صورتی که در مثال بالا ده بار شخص به صورت تکراری وارد شده باشه، این شخص به صورت ده فرد مستقل در نظر گرفته میشه و در هنگام گرفتن گزارشات محاسباتی بدهکاری / بستانکاری افراد ده صورت حساب مستقل برای این فرد در نظر گرفته میشه. اما در نرم افزاری که توسط ما طراحی شده به دلیل رعایت این استاندارد تمام صورت حسابهای فرد در یک صورت حساب کلی نمایش داده میشه و علاوه بر راحتی محاسبه کلی صورت حساب، از بروز اشتباهات در این خصوص جلوگیری میشه.
۴٫ گزارش گیری های متنوع
وقتی اطلاعات تکراری ثبت شده باشد در گزارش گیری هم مشکلاتی به وجود می آید. مثلا وقتی میخواهیم گزارشی از تعداد املاک یک فرد در یک مجتمع بگیریم در حالت ثبت تکراری اطلاعات در خوشبینانه ترین حالت باید یک انسان تعداد املاک را بشمرد و با خطای انسانی که ممکن است در شمردن او ایجاد شود نتیجه را اعلام کند. اما وقتی اطلاعات تکراری وارد نشده، نرم افزار میتواند به صورت اتوماتیک تعداد املاک را بشمارد.
۵٫ ارتقای امکانات نرم افزار
در افزایش امکانات نرم افزار بانک اطلاعاتی چنانچه این اصول رعایت نشده باشد، یا مجبوریم در بخشهای جدید باز هم اطلاعات تکراری بیشتری از کاربر دریافت کنیم و یا کاربر مجبور است برخی اطلاعات را از ابتدا وارد کند. این چالش وقتی از اهمیت زیادی برخوردار میشه که میزان اطلاعات وارد شده بسیار زیاد است و عملا دوباره وارد کردن این اطلاعات به صورت دستی یا امکان پذیر نیست و یا هزینه های بسیار سنگینی را بر روی دوش سازمان متحمل میکند.
شرح فوق فقط مثالهای ساده ای از یک بخش و مشکلاتی که در آن بخش میتوانست به وجود بیاید را بررسی کرده. رعایت همین اصل و دقت در نحوه ارتباطات اطلاعات میتواند مزایای بسیاری را ایجاد کند.
استفاده از اطلاعات در جاهای مختلف
مزیت دیگر یک بانک اطلاعات استاندارد این است که وقتی اطلاعات را یک جا وارد کردیم در جاهای دیگر به شکل های مختلف از آن استفاده کنیم. مثلا در ابتدا مرسوم بود که قراردادها را بعد از ثبت و امضا در بانک اطلاعات وارد میکردند اما در این نرم افزار این قابلیت گنجانده شده که بعد از وارد کردن اطلاعات در نرم افزار بتوان قرارداد را پرینت گرفت. یعنی یک مرحله اصلی در کار مدیریت که «تنظیم قرارداد» میباشد در این نرم افزار وجود دارد و نیازی نیست به صورت جداگانه مدیر مجتمع برای تنظیم قرارداد زمان صرف کند.
یا مثلا برای دعوت مالکین به یک جلسه عمومی میتوان نامه هایی را در بانک اطلاعاتی طراحی کرد که متن نامه با نام و مشخصات اشخاص تنظیم شده و روی آن آدرس و تلفن و نام افراد برای پست پرینت شود. این اطلاعات که تنها یک بار وارد میشود را میتوان به هر شکلی خروجی گرفت و از آن بهره برد.
پیشنهاد میکنم ویدئوی زیر را که در آن بانک اطلاعات یک مجتمع تجاری را توضیح دادم ببینید:
