نرم افزار مدیریت املاک ویژه دفاتر مشاور املاک (بخش اول)

نرم‌افزار مدیریت املاک، ویژه‌ی دفاتر مشاور املاک تهیه شده.

نسخه اول نرم‌افزار مدیریت املاک بعد از دوره شش ماهه آزمایشی در دفتر املاک 6 دانگ قم ارائه شد.

این نرم‌افزار بر پایه‌ی نرم‌افزارهای Access و SQL و Visual Basic طراحی شده و روی سیستم‌عامل ویندوز جوابگو می‌باشد.

با توجه به تجربه‌ای که در دفتر مشاوران املاک 6 دانگ قم داشتم و به طور مختصر به آن در اینجا اشاره کردم؛ به مرور در حین کار متوجه نقاط ضعفی در ملک یابی شدم که نرم‌افزارها و ابزارهایی که در آن دفتر املاک بود پاسخگوی نیاز آنها نبودند.

با توجه به مشکلاتی که در فضای آنلاین وجود داشت ترجیح دادیم نرم‌افزار را به صورت آفلاین طراحی کنیم.

در ابتدای کار بخش آپارتمان که بیشترین تعداد معاملات را در دفتر املاک 6 دانگ قم داشت طراحی کردم و با توجه به اینکه خود من در قسمت فروش آپارتمان در ابتدا مشغول به کار بودم این قسمت را به خوبی بر اساس نیازهای یک مشاور تکمیل کردم.

یکی از معضلاتی که در تمام نرم‌افزارها هست شکاف بین تجربه‌ی برنامه‌نویس و تجربه‌ی کارشناسان یک حوزه کاری است. به این شکل که برنامه‌نویسان از نزدیک نیازهای حوزه‌ای که برایشان برنامه نویسی می‌کنند را درک نکرده‌اند و کارشناسان آن حوزه کاری نیز از قابلیت‌های نرم‌افزاری اطلاعی ندارند.

این شکاف موجب می‌شود که نرم‌افزارهایی که نوشته می‌شود عموما بسیاری از نیازهای کارشناسان را پوشش ندهد.

هرچند که هدف اصلی من برای مشغول شدن در حوزه املاک چیز دیگری بود اما درک این نیاز باعث شد به بررسی نرم‌افزارها بپردازم و در تعامل با یکی از کارشناسان خبره املاک که سابقه‌ی کار در بزرگترین دفتر املاک کشور را داشت متوجه شدم نرم‌افزارهای کنونی نیازهای کارشناسان را به طور کامل پوشش نداده‌اند و مشکلات زیادی دارند.

سپس بر حسب نیازمان قسمت‌های مختلف نرم‌افزار طراحی شد و کارشناسانی که از این نرم‌افزار استفاده کردند معترف بودند که این نرم‌افزار نیازهای آنها را برآورده کرده است و خلائی که در نرم‌افزارهای مشابه بود را به خوبی پر کرده است.

در ادامه مطلب به جزئیات نرم‌افزار اطلاعات املاک می‌پردازم.

در صفحه اول نرم‌افزار که مطابق شکل روبروست در بالای صفحه نام‌کارشناس را می‌بینیم و در پائین در دو بخش «جستجوی آپارتمان» و «جستجوی ویلایی» می‌توانیم بین املاک جستجو کنیم. البته منظور از ویلایی در اینجا هرچیزی غیر از آپارتمان است و «زمین» و «تجاری» نیز زیر مجموعه ویلایی قرار گرفته‌اند.

بر اساس تجربه‌ای که داشتیم مهم‌ترین نیاز مشتریان در این فرم جستجو خلاصه می‌شد هرچند که در ادامه ما به این تعداد گزینه برای جستجو بسنده نکردیم و گزینه‌های زیاد دیگری را برای جستجو تدارک دیدیم.

در ابتدای امر مبلغ خرید در یک بازه مشخص می‌شود. از «این مبلغ» تا «این مبلغ» و یکی از مهم‌ترین گزینه‌های ما «مجتمع» بودن به منظور چندین بلوک بودن آپارتمان می‌باشد. که در صورت عدم درج تیک آپارتمان های شخصی ساز جستجو می‌شوند. و در صورت درج تیک مجتمع‌ها جستجو خواهند شد. دکمه جستجوی باز مخصوص آپارتمان‌هایی است که اطلاعات آنها دقیق درج نشده. در دفاتر املاک بسیاری از سرنخ‌ها وجود دارند که قبل از تکمیل اطلاعات وارد نرم‌افزار می‌شوند و با یک بار تماس با مالک می‌توان اطلاعات کامل را درج کرد. گزینه «جستجوی باز» همین سه گزینه «از»، «تا» و «مجتمع» را بررسی می‌کند اما می‌توانیم ما گزینه‌های بیشتری را نیز داشته باشیم. یکی از مهم‌ترین خواسته‌های مشتریان خلوت بودن آپارتمان است که از روی تعداد واحد در طبقه قابل شناسایی است. این عدد به طور پیش‌فرض «30» درج شده تا تمام آپارتمان‌های شهر را جستجو کند. ما میتوانیم این عدد را به عدد یک تغییر بدهیم و صرفا به دنبال آپارتمان‌های تک واحدی باشیم. عمر بنا که بر اساس سال ساخت تعیین می‌شود نیز یکی از گزینه‌های بسیار مهم در نزد خریداران است. برخی نوساز می‌خواهند و برخی می‌گویند تا 5 سال و برخی نیز صرفا برای گرفتن وام می‌خواهند و دست ما را تا 12 سال و حتی بیشتر باز می‌گذارند. برای برخی هم چیزهای دیگری اهمیت دارد و عمر بنا اهمیت چندانی ندارد. عدد پیش‌فرض در این گزینه «30» تعیین شده که تمام آپارتمان‌های شهر قم را جستجو کند اما اوپراتور می‌تواند عددی از 0 تا هر عددی که مایل است در این گزینه درج کند.

نکته مهمی که وجود دارد این است که «تعداد واحد» و «عمر» هر دو به بالاترین عدد اشاره دارند. به عنوان مثال وقتی ما در گزینه عمر عدد «30» را میزنیم به این معنی است که کلیه آپارتمان‌های از 0 تا 30 سال را جستجو کند. و همین موضوع در تعداد واحد نیز وجود دارد یعنی آپارتمان‌هایی از تکواحدی تا تعداد واحد وارد شده را جستجو می‌کند.

یکی از مهم‌ترین معیارهای خرید برای مشتریان نوع سند است. بسیاری از مشتریان سند 6 دانگ می‌خواهند و برای برخی دیگر این موضوع اهمیتی ندارد.

در ادامه دکمه جستجو بر اساس تمام گزینه‌هایی که در بالا پر شده جستجو را انجام خواهد داد.

هر کدام از املاکی که در این نرم‌افزار وارد شدند یک کد منحصر به فرد دارند و کاربر قادر است بر اساس کد به آن ملک دسترسی داشته باشد.

گزینه بعدی نیز جستجو در متن‌ها می‌باشد. این گزینه در تمام قسمت‌های متن از جمله «شماره همراه»، «توضیحات مالک»، «توضیحات کارشناس»، «نام مالک» به دنبال عبارت مورد نظر می‌گردد. مثلا ما قسمتی از شماره همراه شخص را به خاطر داریم و می‌توانیم بر اساس همان بخشی که از شماره که در خاطرمان است به دنبال ملک مورد نظر بگردیم.

بعد از کلیک روی دکمه جستجو لیستی از املاک مطاببق لیست زیر ظاهر می‌شود و میتوانیم ملک‌های مورد نظر را در پنجره‌ای جداگانه (تصویر دوم در زیر) ببینیم. همچنین می‌توانیم جستجو را بر اساس تک تک گزینه‌های موجود در فرم آپارتمان محدود کنیم. به عنوان مثال فقط آپارتمان‌هایی را میخواهیم که طبقه اول هستند. یا برعکس آپارتمان‌هایی را میخواهیم که به غیر از طبقه اول در هر طبقه دیگری قرار دارند. یا به عنوان مثال فقط در محل‌های «شهرک قدس» و «سالاریه» میخواهیم یا میخواهیم در تمام مناطق به غیر از چند منطقه باشند. و تک تک گزینه‌ها قابلیت محدود سازی را دارند.