در یادداشت قبلی در اینجا به امکانات اولیه نرم‌افزار بانک اطلاعات دفاتر مشاور املاک اشاره شد.

همانطور که گفته شد بزرگترین مشکل نرم‌افزارهای آنلاین و آفلاین فعلی عدم اطلاع دقیق برنامه‌نویسان از نیازهای دفاتر مشاور املاک می‌باشد و از سوی دیگر اگر سفارش طراحی نرم افزار از سوی دفاتر مشاور املاک داده شده باشد با توجه به اینکه مدیران دفاتر املاک اطلاع زیادی از امکانات نرم‌افزاری ندارند به خوبی نمی‌توانند طرح مناسبی برای برطرف شدن نیازهایشان ارائه کنند. همانطور که گفته شد مسئله اصلی شکاف اطلاعاتی بین دو طیف برنامه نویس و مشاوران املاک است.

همانطور که در «اینجا» توضیح دادم، بنا به دلایل شخصی از مدت‌ها پیش در دفتر املاک 6 دانگ قم، یکی از بزرگترین دفاتر املاک این شهر مشغول به کار شدم. و بر حسب نیاز شخصی خودم نرم‌افزار مناسب را برای ثبت و جستجوی ملک طراحی کردم و بعدها بنا به تقاضای همکاران این نرم‌افزار روی کلیه سیستم‌های دفتر املاک 6 دانگ قم به صورت شبکه جایگزین نرم‌افزارهای قبلی شد.

در یادداشت قبلی در خصوص امکانات جستجوی آپارتمان در «نرم‌افزار بانک اطلاعات دفاتر مشاور املاک» صحبت کردیم. در بخش ویلایی، زمین و تجاری نیز بعد از مشخص کردن نوع ملک و مشخصات درخواستی می‌توانیم جستجو را انجام دهیم. نکته قابل توجه اینکه برای هر کدام از انواع ملک فرم مختص آن ملک نمایش داده می‌شود.

نمونه فرم زمین در نرم افزار بانک اطلاعات مشاوران املاک

قابلیت ارتقا و تغییر بر حسب نیاز دفاتر مشاور املاک

یکی از مهم‌ترین نکته‌ها در خرید نرم‌افزار قابلیت ارتقا و بومی‌سازی نرم‌افزار می‌باشد. توجه داشته باشید که نرم‌افزارهای آماده حتی بهترین نوع آنها به صورت پیش‌فرض مناسب نیازهای شما نیستند.

در نرم‌افزارهای بانک اطلاعاتی بسیار مهم است که بر اساس نیاز شما این نرم‌افزارها قابلیت تغییر داشته باشند. به عنوان مثال در دفتر املاک 6 دانگ هزاران ملک به ثبت رسیده در حالی که ممکن است در یک دفتر محلی صرفا تعداد کمی ملک به ثبت رسد و یا دفاتری که روی یک مجتمع مسکونی خاص مشغول هستند.

حتی نیاز مشتریان در شهرهای مختلف یا قسمت‌های مختلف یک شهر ممکن است متفاوت باشد و بر آن اساس نیازهای خاصی ایجاد شود که نیاز باشد نرم‌افزار بر اساس آن تغییراتی داشته باشد.

به عنوان مثال ما در نرم‌افزار بانک اطلاعات مجتمع تجاری که شباهت زیادی به یک دفتر املاک دارد اما در یک مجتمع تجاری مشخص می‌باشد نیازهای خریداران، مدیران دفتر و مالکان بسیار متفاوت می‌باشد. هر چند که بسیاری از فرآیندها از جمله نوع قراردادهای فروش و اجاره با دفاتر مشاور املاک شباهت بسیاری دارد.

مدیریت ارتباط با مشتریان دفتر مشاور املاک

صفحه اول نرم‌افزار سامانه مدیریت ارتباط با مشتریان دفاتر مشاور املاک

یکی دیگر از مهم‌ترین نیازهای یک دفتر مشاور املاک مخصوصا دفاتر املاک بزرگ یک سیستم منسجم جهت مدیریت مشتریان می‌باشد.

میزکاری که در تصویر روبرو مشاهده می‌کنید صفحه اصلی پنل مدیریت مشتریان دفتر می‌باشد که دسترسی آن صرفا به مدیران دفتر محدود است.

تمامی کارشناسان دفتر املاک بخش‌هایی برای مدیریت مشتریان خود دارند. اما مدیر دفتر به تمامی مشتریان دسترسی دارد و می‌تواند قوانینی را برای مدیریت مشتریان تعیین کند.

به عنوان مثال در صورتی که یک کارشناس مشتری را در یک بازه زمانی مشخص پیگیری نکند مدیران می‌توانند آن مشتری را به کارشناس دیگری ارجاع دهند.

و یا برای املاک فروش فوری می‌توان به دنبال مشتری مورد نظر گشت.

صفحه اطلاعات مشتریان دفتر مشاور املاک

در این پنل مدیریتی میتوان عملکرد یک کارشناس را به طور جداگانه مورد بررسی قرار داد و مشتریان و نحوه پیگیری یک کارشناس را به طور خاص رصد کرد.

یکی از ویژگی‌های این نرم‌افزار این است که مشتری تکراری به هیچ عنوان ثبت نخواهد شد و مشتریان بر اساس شماره تلفن همراه فقط و فقط یک بار ثبت می‌شوند. در صورتی که مشتری به کارشناس دیگری مراجعه کند با ورود شماره تلفن همراه با اخطار «این مشتری تکراری است» مواجه شده و سپس اطلاعات مشتری مورد نظر را دریافت می‌کند.

با توجه به اینکه قبلا یک کارشناس دیگر سلایق مشتری را درج کرده کار برای کارشناس جدید بسیار ساده‌تر خواهد شد.

یادآور مشتریان دفتر مشاور املاک

یکی از مهم‌ترین قسمت‌ها یادآوری است. بسیاری از مشتریان هستند که خرید را به یک تاریخ خاص موکول می‌کنند. مثلا بعد از دو ماه باید پیگیری شوند. قسمت یادآور برای این نوع مشتریان یادآور تعیین کرده و در زمان مشخص به کارشناس مربوطه یادآوری می‌شود.