در اولین نوشته‌ی «بانک اطلاعاتی یا Data Base چیست و چه کاربردهایی دارد» به صورت اجمالی در مورد بانک‌های اطلاعاتی توضیحاتی دادیم. در این نوشتار میخواهیم بدانیم چگونه خیلی سریع بانک اطلاعاتی مورد نیازمان را بسازیم و کمی بیشتر در مورد روش‌های کاربردی بانک اطلاعاتی صحبت کنیم. پس اگر مقاله قبلی را نخوانده‌اید پیشنهاد میکنم حتما آن را در اینجا مطالعه کنید.
مهم‌ترین ویژگی‌های بانک اطلاعاتی نسبت به نرم‌افزار هایی مانند Excel را می‌توان در موارد زیر خلاصه کرد:
1. در بانک اطلاعاتی هر اطلاعات یک بار (و فقط یک بار) وارد می‌شود.
| در بانک اطلاعات (نظیر Access) | در صفحه گسترده (نظیر Excel) |
|---|---|
| مثلا در بانک اطلاعاتی حسابداری نام مشتری فقط یک بار در بانک اطلاعات وارد می‌شود. و این نام روی تمام فرم‌ها نظیر فاکتور، صورت حساب‌ها و … استفاده می‌شود. | در نرم‌افزار اکسل با هر بار فاکتور زدن برای یک مشتری باید نام را مجددا ثبت کنیم |
2. در بانک اطلاعاتی، اطلاعات در فرم‌ها و گزارشات زیبا دریافت و ارائه می‌شوند.
3. در نرم افزار بانک اطلاعاتی می‌توان اطلاعات واحد را با فرم هایی با شکل مختلف دریافت و ارائه کرد
فرض کنید ما میخواهیم یک بانک اطلاعاتی برای اتوماسیون جامع یک فروشگاه ایجاد کنیم. یکی از مهم‌ترین بخش‌های این بیانک اطلاعاتی، اطلاعات افراد است.اما برای هر رده از افراد نیاز به اطلاعات متفاوتی داریم مثلا برای مشتریان ما فقط به نام و نام خانوادگی و تلفن همراه احتیاج داریم. برای تأمین کنندگان علاوه بر اطلاعات قبلی به آدرس، تلفن ثابت و ایمیل احتیاج داریم. و برای همکاران درون مجموعه به کد ملی، شماره شناسنامه، آدرس منزل و … نیاز داریم.
ما در صفحه گسترده‌ها نظیر Excel یک جدول طول و دراز داریم اما در بانک اطلاعاتی نظیر Access ما در فرم‌هایی با شکل‌های مختلف هر اطلاعات را دریافت میکنیم. مثلا اطلاعات مشتریان در یک فرم زیبا وارد می‌شوند، همکاران در فرمی دیگر وارد می‌شوند و تأمین کنندگان هم باز در فرمی دیگر که مخصوص آنهاست اطلاعاتشان دریافت می‌شود.
حالا میخواهیم با یک کارت پستال عید را به تمام افرادی که آدرس آنها را داریم تبریک بگوییم. لازم است یک برچسب پستی داشته باشیم که علاوه بر مشخصات فروشگاه ما، مشخصات تک تک مشتریان با ذکر «نام، نام خانوادگی، آدرس، تلفن همراه و ثابت» را در شکل دلخواهمان پرینت بگیریم و روی پاکت نامه ها بچسبانیم. این کار در نرم افزارهای بانک اطلاعاتی به سادگی امکانپذیر است. به نمونه تصویر زیر توجه کنید:
4. رابطه برقرار کردن بین جداول در بانک اطلاعاتی
در صفحه گسترده‌ها مانند Excel ما نمی‌توانیم بین جداول رابطه برقرار کنیم اما در بانک اطلاعات ما بین چندین جدول رابطه برقرار میکنیم…. البته ممکن است کاربر نرم‌افزار بانک اطلاعاتی هرگز جدولی در برنامه مشاهده نکند و اطلاعات را تماما در فرم‌های زیبا مشاهده کند. اما در پشت پرده بانک اطلاعاتی ما، اطلاعات روی جداولی که با هم مرتبط است ذخیره می‌شود. در تصویر زیر میتوانید نمونه‌ای از برقراری ارتباط بین جداول را در تصویر زیر ببینید:
5. بانک اطلاعاتی مناسب اطلاعات پیچیده با حجم بالاست
شما اطلاعات پیچیده و یا حجم اطلاعات زیاد را نمی‌توانید در صفحه گسترده‌ها مثل Excel ذخیره کنید. این اطلاعات برای بازیابی راحت‌تر نیاز است که روی بانک اطلاعاتی ذخیره شوند.
نکته: ممکن است در برخی از موارد فوق شما مثالی نقض در Excel دیده باشید. مثلا شما فایل اکسلی را دیده باشید که یک فرم در آن درست شده. اما در مجموع نمی‌توان برای اطلاعات حجیم و پیچیده از اکسل استفاده کرد.
بانک اطلاعات یا صفحه گسترده؟ کدام بهتر است؟
برای پاسخ به این سوال باید نوع اطلاعاتی که داریم را ببینیم و ببینیم چه انتظاری از نرم‌افزار داریم. من با اینکه خودم طراح بانک‌های اطلاعاتی هستم، اما در برخی موارد ترجیح میدم از صفحه گسترده‌ها استفاده کنم. مخصوصا گوگل شیت که یک جایگزین مناسب برای Exel است که به صورت آنلاین می‌توانم همزمان در گوشی و کامپیوتر به آن دسترسی داشته باشم و اطلاعات روی اینترنت ذخیره می‌شوند. این قابلیت به من اجازه می‌دهد که در هر جا که باشم بتوانم به اطلاعاتم دسترسی داشته باشم و آنها را به روز کنم.
مثلا من برای امور حسابداری شخصی خودم ترجیح می‌دهم از صفحه گسترده‌ی Google Sheets استفاده کنم اما برای امور شرکت یک اتوماسیون اداری به صورت بانک اطلاعاتی تهیه کردیم.
پس به طور کلی نمی‌توان گفت که بانک اطلاعات بر صفحه گسترده ترجیح دارد.
با فرم ها و جدول‌های زیادی که به صورت فایل یا کاغذی اطرافمان داریم چکار کنیم؟
شاید انتظار داشته باشید بعد از این همه گفتن از مزایای بانک اطلاعاتی اینجا در پاسخ ببینید که همه فایل‌ها و کاغذهای اطرافتان را به بانک اطلاعاتی تبدیل کنید… اما نه پاسخ من این نیست.
طبیعتا بانک اطلاعاتی امکانات و راحتی خیلی زیادی برای شما فراهم خواهد کرد اگر شما به کامپیوتر مسلط باشید. اما اگر شما به کامپیوتر تسلط ندارید به هیچ عنوان توصیه نمی‌شود بانک اطلاعاتی را جایگزین کاغذهایتان کنید. هنوز هم بازاریان قدیمی که با دفترهای خط کشی شده توسط خودشان کارهای حسابداری را می‌کنند از بسیاری از متخصصان IT درآمد بالاتری دارند.
اما اگر شما هم به کامپیوتر تسلط کافی دارید و ترجیحا سرعت تایپ بالایی دارید، به نظرم ترجیحا از بانک اطلاعاتی یا صفحه گسترده‌ها استفاده کنید. اگر در مورد بانک اطلاعات هنوز مطمئن نیستید با من تماس بگیرید، تا جایی که بتوانم راهنمایی خواهم کرد.
شاید بپرسید که میخواهم خودم بانک اطلاعاتی مورد نیازم را طراحی کنم از کجا شروع کنم؟
برای تهیه نرم‌افزار بانک اطلاعات از نرم‌افزارهای مختلفی می‌توان بهره گرفت. اگر شما میخواهید خیلی سریع بانک اطلاعات را یاد بگیرید و نرم‌افزارهای مورد نیاز خود را بسازید، نرم‌افزار Ms Access در مجموعه آفیس ساده‌ترین و در دسترس‌ترین ابزار برای تهیه یک بانک اطلاعاتی است.
آموزش‌های زیادی وجود دارد، من در اینجا آموزشی که در این لینک در مجموعه انیاک به صورت فارسی تولید شده را برای شروع پیشنهاد میکنم زیرا ارزان، در دسترس و به شیوه خوبی تولید شده.
بعد از آن کتابهای مرجع آموزش Access و یادگیری SQL و Visual basic میتواند به شما در توسعه نرم‌افزارتان کمک زیادی کند.
